Datenschutzerklärung

Verantwortlicher

Auryan Ltd., Apt 5, 203, Tower Road, Sliema SLM 1602, Malta, E-Mail: support@mysecretary.cloud.

Website

Die Website läuft bei Vercel. Bei jedem Aufruf verarbeitet Vercel Ihre IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite und Browserangaben, um die Seite auszuliefern und zu schützen, und bewahrt sie nur so lange auf, wie es dafür nötig ist. Beim Absenden unserer Formulare prüft Vercel BotID (mit einem Skript und Cookies von Kasada), ob ein Mensch absendet; diese Prüfung ist für den Schutz der Formulare unbedingt erforderlich. Gegen Missbrauch zählen wir Versuche je IP- und Mailadresse nur als Prüfwerte und löschen sie nach zwei Tagen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Schriften liefern wir selbst aus.

Reichweitenmessung und Cookies

Mit PostHog (EU-Cloud) messen wir, wie die Seite genutzt wird: Seitenaufrufe, die Schritte der Simulation, die Nutzung des Rechners in groben Bereichen, den Preisbereich und die Schritte einer Reservierung, beim Absenden und Bestätigen mit Ihrem Land und der Sprache der Seite. Dazu kommen Browser, Gerät, Sprache und Ihre IP-Adresse, aus der PostHog eine grobe Herkunft ableitet. Namen, Mailadressen, Referrer, UTM-Parameter, Klick-IDs und die Kennung Ihrer Reservierung entfernen wir vorher; sie erreichen PostHog nicht.

Ohne Ihre Einwilligung messen wir ohne Cookies; die Kennung besteht nur, solange die Seite offen ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Mit Ihrer Einwilligung speichert PostHog eine pseudonyme Kennung in Ihrem Browser, damit wiederholte Besuche erkannt werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ihre Wahl merken wir uns in Ihrem Browser. Widerrufen können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ am Ende jeder Seite und „Ohne Cookies“. Die Ereignisse bewahren wir auf, solange wir sie für die Auswertung brauchen.

Herkunftsdaten

Beim ersten Aufruf merkt sich Ihr Browser für die Dauer des Tabs, woher Sie kommen: Referrer, Klick-ID einer Anzeige (gclid, gbraid, wbraid, msclkid), UTM-Parameter, Landingpage-Variante und gegebenenfalls ein Empfehlungskürzel. Nur wenn Sie reservieren, speichern wir diese Herkunftsdaten mit der Reservierung, ohne eine eigene Einwilligung dafür; wir wollen wissen, welche Werbung wirkt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). An PostHog geben wir diese Herkunftsdaten nicht weiter.

Kamen Sie über eine Google-Anzeige und beginnen Sie die Testphase oder ein Abonnement, können wir Google Ads (Google Ireland Ltd., eigener Verantwortlicher) die Klick-ID, die Art und den Zeitpunkt des Ereignisses und den Nettopreis übermitteln, nie Ihren Namen oder Ihre Adresse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, um unser Werbebudget sinnvoll einzusetzen). Die Herkunftsdaten löschen wir mit der Reservierung.

Reservierung auf der Warteliste

Für eine Reservierung speichern wir Ihre Mailadresse, Ihren Namen, Name, Anrede und Adressteil Ihrer Sekretärin, Ihr Land, die Sprache der Seite, die Zeitpunkte, Ihre Simulationsauswahl (ohne eigene Einwilligung, um zu verstehen, welche Szenarien überzeugen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) und, wenn Sie zustimmen, die Werte aus dem Rechner und Ihren Wunsch nach Mails über Neuigkeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Wir reservieren damit Name und Adresse Ihrer Sekretärin für Sie und informieren Sie über den Start (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Visitenkarte Ihrer Sekretärin mit Ihrem Namen kann jeder sehen, dem Sie ihren Link geben.

Bestätigen Sie die Reservierung nicht innerhalb von 48 Stunden, löschen wir sie. Mit Ihrer Bestätigung legen wir Ihr Konto an (siehe „Ihr Konto“); anmelden können Sie sich ab dem Start. Wenn Sie sich nicht innerhalb von 30 Tagen nach unserer Mail zum Start anmelden, geben wir die Adresse Ihrer Sekretärin wieder frei; Ihr Konto bleibt dann als kostenloses Kalenderkonto bestehen (siehe „Kalenderkonto“), bis Sie es löschen. Die Angaben Ihrer Reservierung löschen wir spätestens mit Ihrem Konto. Konnten wir für Ihre Reservierung kein Konto anlegen, weil Ihre Adresse schon zu einem Konto gehört, löschen wir sie 30 Tage nach dem Start, frühestens aber 30 Tage nach Ihrer Bestätigung. Wer sich für die Nachricht zum Tarif Team einträgt, gibt nur Mailadresse und Sprache an (Einwilligung); unbestätigt löschen wir sie nach 24 Stunden, bestätigt spätestens nach 24 Monaten.

Ihr Konto

Für Ihr Konto speichern wir Ihren Namen, Ihre bestätigten Adressen, Name und Anrede Ihrer Sekretärin, Ihre Einstellungen, Ihren Tarif und Ihre Anmeldesitzungen, wenn Sie wollen auch ein Bild von sich. Melden Sie sich mit Google oder Microsoft an, erhalten wir dort Kennung, Adresse, Name und Profilbild Ihres Kontos. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Löschen Sie Ihr Konto, löschen wir diese Daten mit Ihren Aufträgen. Ausgenommen ist der Nachweis, wer wann welchen Namen und welche Adresse einer Sekretärin hatte (Ihre E-Mail-Adresse, Name und Adresse der Sekretärin, Beginn und Ende): Ihn bewahren wir zur Abwehr von Rechtsansprüchen drei Jahre nach dem Ende auf (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Haben Sie ein laufendes Abonnement, löschen wir die Daten zum Ende des bezahlten Zeitraums, beim Jahrestarif also bis zu zwölf Monate später; bis dahin bleiben sie gespeichert. Rechnungen bewahren wir bzw. Stripe so lange auf, wie es das Steuer- und Handelsrecht verlangt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Geben Sie als Unternehmen Ihre USt-IdNr. an, prüfen wir sie mit Firmenname und Rechnungsanschrift über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem der Europäischen Kommission (VIES); dabei gehen die Angaben an die Kommission und die Steuerverwaltung Ihres Landes. Nummer, Name, Anschrift und das Ergebnis mit der Abfragenummer speichern wir als Nachweis für die Rechnung ohne Umsatzsteuer und bewahren sie so lange auf wie die Rechnungen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO); für die Rechnungsstellung gehen sie auch an Stripe.

Möchten Sie Mails über neue Funktionen, Erklärungen und Neuigkeiten erhalten, setzen Sie beim Reservieren oder später in den Einstellungen Ihres Kontos ein Häkchen; wir speichern dann Ihre Einwilligung mit Zeitpunkt und Wortlaut (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Ein Häkchen beim Reservieren gilt erst, wenn Sie Ihre Adresse bestätigt haben. Widerrufen können Sie die Einwilligung jederzeit mit einer Mail an support@mysecretary.cloud und, sobald Sie sich anmelden können, in den Einstellungen unter „Konto“; danach schicken wir Ihnen keine solchen Mails mehr. Den Nachweis Ihrer Einwilligung bewahren wir bis zur Löschung Ihres Kontos auf. Mails zu Ihren Aufträgen, zur Testphase und zu Rechnungen schicken wir Ihnen ohne Einwilligung, weil sie zu unserem Vertrag gehören.

Kalender

Damit Ihre Sekretärin Termine vorschlagen kann, verbinden Sie Kalender bei Microsoft, bei Google oder über einen iCal-Link. Wir übernehmen nur, wann Sie frei oder belegt sind, und in Ihren Kalender schreiben wir nichts: Vereinbarte Termine kommen als Einladung per Mail. Bei Microsoft und iCal kommen technisch auch Titel und Ort an; unser Programm übernimmt nur Beginn, Ende und Status und verwirft den Rest sofort. Von der Liste Ihrer Kalender speichern wir nur Kennung und Namen, damit Sie wählen, welche gelesen werden. Zugangsschlüssel und iCal-Links speichern wir verschlüsselt und löschen sie, wenn Sie den Kalender trennen. Erlauben Sie Teams oder Meet, legt die Sekretärin für einen vereinbarten Termin eine Online-Besprechung an; Microsoft erhält dafür Betreff, Beginn und Ende.

Wir fragen nur diese Berechtigungen an: bei Microsoft „openid“, „profile“, „offline_access“, „User.Read“, „Calendars.ReadBasic“ und, wenn Sie es erlauben, „OnlineMeetings.ReadWrite“; bei Google „openid“, „email“, „profile“, „calendar.freebusy“, „calendar.calendarlist.readonly“ und, wenn Sie es erlauben, „meetings.space.created“. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für Daten aus Google-Konten gilt: „MySecretary.cloud’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.“ (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy) Wir nutzen diese Daten nur, um Ihr Konto zuzuordnen und freie Zeiten für Termine zu finden, auch für Kunden, die einen Termin mit Ihnen abstimmen (Kalenderkonto); nicht für Werbung, nicht zum Verkauf und nicht zum Training von KI-Modellen. Frei/Belegt-Zeiten speichern wir nur, solange eine Terminabstimmung läuft; danach bleiben nur die vorgeschlagenen und die vereinbarten Zeiten beim Auftrag, und nur die vorgeschlagenen erhalten die Beteiligten und das Sprachmodell. Den Zugriff entziehen Sie jederzeit unter https://myaccount.google.com/permissions.

Ihre Sekretärin und Ihre Aufträge

Ihre Sekretärin verarbeitet Mails, in denen sie in An oder CC steht oder die Sie ihr weiterleiten, und dabei Namen, Mailadressen und Terminangaben der Beteiligten. Um Mails zu verstehen und Zusammenfassungen zu formulieren, erhält ein Sprachmodell von Anthropic den Inhalt der Mail bis zu einer Höchstlänge; Anthropic nutzt ihn nicht zum Training. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Was ein Auftrag erzeugt (Mails, Zusammenfassungen, Wiedervorlagen, Termine, geblockte Zeiten), löschen wir nach Ablauf einer Frist ab seinem Abschluss, bei einem Termin ab dem späteren von Abschluss und Ende: 30 Tage in der Testphase und im Tarif Solo, 90 Tage im Tarif Pro. Mails ohne Auftrag löschen wir nach derselben Frist ab Eingang. Den Eintrag in Ihrem Kalender löschen wir nicht. Damit die Obergrenzen Ihres Tarifs stimmen, bleibt bis zur Löschung Ihres Kontos vermerkt, wann ein Auftrag begann, ohne Personen und Inhalt.

Endet die Frist, in der wir die Adresse Ihrer Sekretärin für Sie halten, ohne dass Sie einen Tarif gewählt haben, wird Ihr Konto ein kostenloses Kalenderkonto: Was von Ihren Aufträgen und Mails dann noch gespeichert ist, löschen wir, ebenso Name und Adresse Ihrer Sekretärin. Ihr Konto mit Ihren Angaben, Adressen und Kalenderverbindungen bleibt, bis Sie es löschen. Danach gilt für Ihr Konto der Abschnitt „Kalenderkonto“.

Wenn Ihnen die Sekretärin eines Kunden schreibt

Dann verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre Mailadresse, Ihre Antworten und die Zeiten des Termins; Ihre Adresse kennen wir aus der Mail, mit der der Kunde uns beauftragt hat. Wir handeln als Auftragsverarbeiter für den Kunden, der verantwortlich ist; nutzt er den Dienst privat, sind wir selbst verantwortlich, aus unserem berechtigten Interesse, seinen Auftrag auszuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen diese Angaben mit seinem Auftrag. Wegen Ihrer Rechte können Sie sich an den Kunden oder an uns wenden.

Kalenderkonto

Wer Terminanfragen von Sekretärinnen und Sekretären unserer Kunden bekommt, kann ein kostenloses Kalenderkonto anlegen; dafür sind wir verantwortlich. Wir speichern Ihre Mailadresse, Sprache, Kalenderverbindung und ein Protokoll, für welchen Kunden wann abgeglichen wurde, bis Ihr Konto oder das des Kunden gelöscht wird. Stimmt die Sekretärin eines Kunden einen Termin mit Ihnen ab, lesen wir Ihre Frei/Belegt-Zeiten im Zeitraum dieses Termins und schlagen nur Zeiten vor, zu denen Sie frei sind; der Kunde sieht, dass sie aus Ihrem Kalender stammen. Die Zeiten bleiben beim Auftrag des Kunden, bis er gelöscht wird. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für Neuigkeiten per Mail Ihre Einwilligung. Das Konto bleibt bestehen, bis Sie es löschen; das können Sie jederzeit in Ihrem Konto tun.

Support

Mails an support@mysecretary.cloud gehen in ein Postfach bei Microsoft 365, Anfragen über das Hilfe-Formular speichern wir als Ticket, bis Ihr Konto gelöscht wird. Ein Ticket ohne Konto löschen wir 365 Tage nach seiner letzten Bearbeitung (letzte Nachricht, Statusänderung oder Abschluss, je nachdem, was zuletzt war). Das Bildschirmfoto einer Fehlermeldung, die ein Tester über den Knopf „Fehler melden“ schickt, löschen wir 30 Tage nach ihrem Abschluss; ihr Text bleibt beim Ticket. Anhänge und eingebettete Bilder einer Mail bewahren wir mit dem Ticket auf und löschen sie mit ihm. Antwortentwürfe kann ein Sprachmodell von Anthropic schreiben, ohne Ihre Adresse; verschickt wird erst nach unserer Prüfung. Greifen wir zur Betreuung auf Ihr Konto zu, protokollieren wir das ohne Inhalt und löschen das Protokoll nach 365 Tagen. Rechtsgrundlage ist unser Vertrag mit Ihnen bzw. unser berechtigtes Interesse an der Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

Was wir vermerken, ohne die Adresse zu speichern

Damit es die Testphase nur einmal je Person gibt, vermerken wir zu jeder Adresse eines Kundenkontos, ob es eine Testphase hatte. Diesen Vermerk bewahren wir dauerhaft auf, auch nachdem Sie Ihr Konto gelöscht haben. Solange Ihr Konto besteht, vermerkt Ihre Sekretärin außerdem, an wen sie schon geschrieben hat, damit die KI-Kennzeichnung in der ersten Mail auch oben steht, und bei Absendern, die sie beleidigen oder manipulieren wollen, die Art des Vorfalls. Statt der Adresse speichern wir jeweils nur einen Prüfwert, den wir mit einem geheimen Schlüssel berechnen. Nur mit diesem Schlüssel lässt sich prüfen, ob eine bestimmte Adresse zu einem Prüfwert passt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse am Schutz des Dienstes (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Dienstleister

In unserem Auftrag verarbeiten Daten: Supabase (Datenbank, Frankfurt), Vercel (Hosting, EU), Mailgun (Mailversand, EU), PostHog (Messung, EU), Anthropic (Sprachmodell, USA), Stripe (Abrechnung, EU und USA) und Microsoft 365 (Support-Postfach, EU). Sie sind US-Unternehmen oder gehören zu einem Konzern mit US-Muttergesellschaft; ein Zugriff aus den USA ist deshalb nicht ausgeschlossen. Übermittlungen in die USA stützen wir auf das EU-US Data Privacy Framework, sonst auf die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO) und können eine Einwilligung jederzeit widerrufen. Verarbeitungen auf Grundlage unseres berechtigten Interesses können Sie jederzeit widersprechen. Eine Mail an support@mysecretary.cloud genügt. Beschweren können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde; für uns zuständig ist der Information and Data Protection Commissioner (IDPC) in Malta.